Những vấn đề chúng ta gặp phải khi sử dụng email

Email! Quả là một ngôi sao nhạc Rock trong thế giới công việc! Nó thật nhanh chóng và thuận tiện; bạn có thể gửi, nhận, kiểm tra, sao chép, chuyển tiếp đến một địa chỉ mới, lưu trữ và khôi phục dễ dàng email; và một khi đã bị phụ thuộc vào email, thật khó để tưởng tượng ra chúng ta sẽ sống thế nào nếu thiếu nó. Chúng ta sử dụng email trong tất cả mọi công việc – thậm chí cả những nhiệm vụ mà email không phải được thiết kế để thực hiện. Người gửi phàn nàn rằng các ổ dữ liệu qua tải dẫn đến qua nhiều tin nhắn bị “tắc nghẽn” trong khi người nhận lại kêu ca vì số lượng thư phản hồi chúng ta gửi. Chúng ta phải làm sao đây?

Dưới đây là những vấn đề chúng ta gặp phải khi sử dụng email:

Mặc dù các nhà thiết kế đã tăng cường dung lượng và giảm giá thành, những người viết thư điện tử vẫn duy trì lối viết hết sức ngắn gọn, súc tích. Với tư cách “người gửi”, chúng ta được yêu cầu “đi thẳng vào vấn đề, đề cập mục tiêu” ngay lập tức và cô đọng các chi tiết. Vì lẽ đó, người nhận cảm thấy hết sức thoải mái.

Nhưng sự đơn giản đôi khi khá đơn điệu. Thế hệ thư điện tử ngày nay có xu hướng đầy nhanh tốc độ, thậm chí còn chặt chẽ hơn, máy móc và rút gọn hơn. Trong thư điện tử và những tin nhắn tức thì (IM), giọng điệu thường hóm hỉnh nhưng không được quá gần gũi, ấm áp. Vì lẽ đó, chúng trở thành những lựa chọn “nghèo nàn” dành cho một nội dung phức tạp và không nên sử dụng đối với những mối quan hệ nhạy cảm, hoặc khi đề cập đến những vấn đề tiêu cực và gay gắt.

Mặc dù thư điện tử thuận tiện về đường truyền dữ liệu với bộ nhớ đơn giản giúp khôi phục dữ kiện, nhưng chúng ta không thể xóa những lỗi trong thư điện tử. Một số phần mềm “xóa bằng chứng” (xóa dấu vết) trên thị trường vẫn có thể để lại dấu vết và tiết lộ danh tính người sử dụng thậm chí còn được nghiên cứu kỹ càng hơn bởi chính những đối thủ của họ trong bất kỳ cuộc chiến pháp lý nào. Phiên bản mới ra mắt đã cung cấp tính năng “trình duyệt cá nhân”, có nghĩa là một khi bạn đóng trình duyệt này lại, nó sẽ không để lại dấu vết nào trong Lịch sử truy cập web của bạn. Đây có phải là một điều tốt không?

Ngoại trừ những vấn đề pháp lý, bộ phận IT có quyền đọc và kiểm tra những bức thư điện tử của chúng ta một cách ngẫu nhiên. Vì vậy, sự hài hước, sự chòng nghẹo, thiếu thận trọng cùng với nhiều sai lầm nghiêm trọng khác như rò rỉ dữ liệu có thể dẫn đến những hậu quả tai hại.

Hầu hết mọi người đều sử dụng được email. Mặc dù nhu cầu sử dụng email ở mức độ cao, nhưng vô tình chúng ta sử dụng nó quá mức, thường la do sự vô thức. Có những người gửi vội vàng nhấn “Reply all” (trả lời tất cả) trong khi thực sự chỉ cần một người nhận tin nhắn ấy. Mọi người chuyển tiếp thư cho bên thứ ba mà không có sự cho phép. Trong khi đó, người gửi liên tục phớt lờ những lời phàn nàn từ người nhận.

Sau khi nhận được email, chúng ta luôn cố gắng lọc thư rác theo chủ đề hoặc theo tên người gửi nhưng bản tính tò mò luôn lấn át ý thức của chúng ta. Mọi người thường phàn nàn rằng họ nhận được 150 email mỗi ngày những lại chẳng làm được gì với nó.