Khi bạn làm một công việc gì, thì bạn cũng cần phải thông báo cho nhân viên của bạn biết về những công việc đó. Điều đó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc lắng nghe ý kiến của nhân viên. Cũng giống như việc bạn sẽ thực hiện giám sát nhân viên sử dụng internet. Khi bạn thông báo với họ sẽ giúp họ biết và tránh việc vào internet quá nhiều không phục vụ lợi ích công việc. Vậy lời khuyên nào cho việc giám sát nhân viên sử dụng internet.
Ảnh minh họa
1. Thông báo trước kế hoạch giám sát
Cách thức bạn giới thiệu và trình bày cho các nhân viên biết kế hoạch giám sát là rất quan trọng. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những lợi ích cụ thể, như gian tăng hiệu suất làm viêc, nâng cao mức độc an toàn và giảm thiểu các mối lo ngại về gian lận nội bộ hay những rủi ro khác, còn bằng không thì sẵn sàng đón nhận những phản ứng từ phía các nhân viên. Và nếu bạn không đưa ra bất cứ thông báo nào trước, thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối mặt với một vụ kiện tụng sau đó
2. Hướng dẫn rõ ràng và cụ thể những hành vi không thể chấp nhân
Vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra là không thể thực hiện được. Nhưng nếu bạn lên kế hoạch để lọc ra một vài trang web nhất định, chẳng hạn như trang web khiêu dâm, cờ bạc hay thâm chí cả những trang web tuyển dụng khác, thì không có lý do gì bạn không nói với nhân viên.
Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô bổ có khá tốn kém”, Meany cho biết, “Nhưng mỗi công ty phải tự quyết định việc này sao cho phù hợp nhất với yêu cầu công việc đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các nhân viên sẽ làm việc tốt hơn và có trách nhiệm hơn nếu bạn hướng dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những hành vi không thích hợp. Các nhân viên sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định của công ty.
Tương tự như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều nhân viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá của họ có thể bị giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều này.
3. Tôn trọng nhu cầu cá nhân của nhân viên
Nếu công ty của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm ngoài giờ, bạn cần thông cảm và thể hiện sự thiện ý với một vài hoạt động cá nhân trong giờ làm việc
Nếu công việc trong công ty thường xuyên trong tình trạnh quá tải đối với nhân viên, nên cho phép họ có một khoảng thời gian riêng tư nhất định thì hiệu suất công việc chung sẽ tốt hơn
4. Cân bằng hợp lý giữa an ninh và quyền riêng tư
Nếu một nhân viên lãng phí một lượng lớn thời gian của họ vào những hoạt động vô bổ trên internet, có nghĩa bạn đã tuyển dụng không chuẩn xác.
Rõ ràng rằng hoạt động giám sát không chỉ đơn thuần để biết xem liệu có ai đó có đang chỉnh sửa lại bản sơ yếu lý lịch để gửi tới một công ty khác lớn hơn hay không mà còn để bảo vệ công ty khỏi sự rò rỉ những thông tin nội bộ cho giới báo chí hoặc cho các đối thủ cạnh tranh, hạn chế những hacker hay kẻ viết virus nội bộ, tránh những hành động quấy rối tình dụng hoặc các hành vi không mấy thích hợp, hay thậm chí là an ninh của cả quốc gia.
Song bạn cần nhớ kỹ rằng sự thái quá trong hoạt động giám sát nhân viên có thể dẫn tới nhiều kết quả trái ngược – chẳng hạn như có thể là bằng chứng chống lại công ty bạn trong những vụ kiện tụng pháp lý có liên quan.
5. Tuyển dụng những người bạn có thể tin cậy
Việc này bao giờ nói cũng dễ hơn làm, đặc biệt khi công ty bạn đang trong giai đoạn tăng trưởng mạnh hay là cần tuyển dụng hàng trăm nhân viên mỗi năm. Mặc dù vậy, những nhân viên đáng tin cậy sẽ rất dễ dàng để giám sát – và hơn nữa thậm chí không cần phải giám sát – hơn là những người bạn không thể tin cậy.
Hy vọng rằng với một sự cân nhắc thấu đáo mọi khía cạnh trước khi tiến hành giám sát việc sử dụng Internet trong công ty, bạn sẽ đạt được những kết quả tích cực. Khi đó một mặt, bạn có thể hạn chế, loại bỏ những gian lận, rủi ro kinh doanh hay những hành vi thiếu thích hợp, mặt khác, bạn có thể gia tăng đáng kế hiệu suất và tinh thần làm việc của các nhân viên
