Để hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả

Đa phần mọi doanh nhân đều tin rằng: “Nếu bạn muốn việc gì được hoàn thành, bạn phải tự thân vận động.” Điều này chỉ đúng một phần, đặc biệt là với những chủ doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn cần hoàn thành một cách hiệu quả việc gì đó chỉ một lần và bạn không có vướng bận gì khác, có thể cách nhanh nhất là tự mình làm. Nhưng nếu đó là công việc diễn ra ngày qua ngày và liên tục cả ngày, bạn không thể tự mình xoay xở tất cả mọi việc.

Để hoàn thành tất cả mọi việc cần làm cho công ty, bạn cần chuyển giao những thủ tục về quy trình, hướng dẫn việc ra quyết định và những lịch trình cụ thể trong đầu bạn cho nhân viên.

Sau đây là 3 bước giúp bạn làm được điều đó:

Mọi công việc trong một doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình, như một quy trình để trả lời điện thoại thuần thục, hay quy trình vận tải hàng hóa thuận lợi.

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, kiến thức về việc vận hành đều ở trong đầu chủ doanh nghiệp. Trong những trường hợp nhân viên không được truyền đạt tỉ mỉ, họ sẽ làm việc theo phán đoán hoặc liên tục thắc mắc làm chậm tiến trình công việc.

Để giải quyết vấn đề này, hãy văn bản hóa quy trình thực hiện những công việc thông thường trong công ty một cách cụ thể. Có ba cách để làm được việc này:

Tạo ra một danh sách mô tả từng bước thực hiện – với điều kiện là nhân viên của bạn đã có kĩ năng thực hiện, nhưng thường hay thiếu sót một bước nào đó.

Quay lại video thực hiện công việc của bạn, đồng thời giải thích bạn đang làm gì và với mục đích gì.

Lần tới được giao việc cho nhân viên, hãy đưa kèm theo văn bản hướng dẫn, danh sách và video hướng dẫn.

Nhân viên trong những doanh nghiệp nhỏ thường hỏi lãnh đạo của mình, “Anh định làm thế nào?” Là một doanh nhân, bạn thường xuyên phải ra quyết định, dù lớn hay nhỏ. Để hỗ trợ cho doanh nghiệp của mình phát triển mà bạn không phải điên đầu, bạn không chỉ giao lại công việc, mà còn cần giao một số quyền quyết định cho nhân viên của mình. Để giúp cho những thành viên khác trong tổ chức ra quyết định đúng đắn, bạn cần cung cấp cho họ những chỉ dẫn khi ra quyết định.

Khi một nhân viên hỏi “Anh định xử lý thế nào trong trường hợp này?”, một cách vô thức, bạn sẽ rà qua một lượt những yếu tố trước khi ra quyết định. Để giải thoát bản thân khỏi việc phải ra mọi quyết định, hãy viết ra những yếu tố quyết định và đưa dánh sách đó cho những người được ủy thác.

Ví dụ, trong công ty của tôi, nhân viên sử dụng ba tiêu chuẩn để ra quyết định liên quan tới dịch vụ khách hàng không có trong văn bản có sẵn:

Quyết định này có bảo vệ thương hiệu của công ty không?

Quyết định này có lợi cho khách hàng không?

Quyết định này có dẫn tới chi phí thực hiện dưới $500?

Nếu tất cả các câu trả lời đều là có, nhân viên được phép tự động ra quyết định mà không cần phải tham khảo ý kiến của tôi. Nếu quyết định dẫn tới phí tổn trong khoảng $500 đến $1000, nhân viên vẫn có quyền tự động ra quyết định, nhưng họ cần thông báo cho tôi sau quyết định này. Nếu chi phí lên quá $1000, họ cần hỏi ý kiến của tôi trước.

Tới nay, đa có tới 98% số trường hợp nhân viên của tôi ra những quyết định mà bản thân tôi sẽ xử lý tương tự. Và trên hết, không hề có những cuộc họp khẩn, điện thoại hay email nào để bàn luận về những quyết định này.

Để đảm bảo mọi việc được tiến hành suôn sẻ và đúng như dự kiến, bạn cần lên kế hoạch làm việc. Hãy tạo ra danh sách những việc cần làm theo ngày, tuần, tháng và quý cho mỗi vị trí trong công ty của bạn. Đối với những công việc phức tạp hơn, hãy chú thích cho nhân viên về việc tìm văn bản hướng dẫn về quy trình, danh sách liệt kê công việc hay video hướng dẫn.

Tuân theo ba bước này và mọi việc sẽ được hoàn thành, việc ra quyết định sẽ được suôn sẻ và kế hoạch sẽ được thực hiện mà chỉ đòi hỏi sự tham gia tối thiểu từ phía bạn.