Mẹo quản lý nhân sự làm việc bán thời gian

Quản lý nhân sự càng ngày càng muôn hình muôn vẻ trong nền kinh tế thời nay. Khi doanh số của một công ty giảm, các nhà quản lý thường muốn cắt giảm lượng chi phí cố định dành cho việc trả lương bằng cách hạn chế hoặc cắt giảm biên chế, sau đó tuyển nhân viên làm việc bán thời gian và lao động tự do để lấp đầy những vị trí trống.

Tuy nhiên công việc kinh doanh được “chạy” vơí nhiều nhân viên làm việc bán thời gian đồng nghĩa với việc bắt buộc phải thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng về mặt năng suất, chất lượng dịch vụ khách hàng và thỏa mãn một loạt các thời hạn. Sau đây là lời khuyên từ những doanh nhân cũng như những chuyên gia ngành nhân sự về việc làm thế nào để quản lý nhân viên làm bán thời gian cũng như thành công trong việc tạo đoàn kết trong công ty: giữa nhân viên bán thời gian và nhân viên toàn thời gian.

Nhân viên làm việc bán thời gian không có nghĩa là họ phải làm một loạt các công việc linh tinh. Không có vị trí nào – kể cả vị trí của nhân viên bán thời gian – được phép nhận sự đối xử riêng biệt. Nhân viên bán thời gian sẽ có thời gian làm việc hạn chế ở văn phòng, chính vì thế cần phải đặt ra những mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng cho vị trí của họ, theo như lời khuyên của bà Nancy Mobley, nhà sáng lập cũng như Giám Đốc Điều Hành của Insight Performance, một hãng tư vấn nhân sự trụ sở tại Boston.

“Khi phỏng vấn các đối tượng tiềm năng, hãy chắc chắn rằng bạn đề cập đến yêu cầu của công việc, số giờ làm việc và số ngày họ cần có mặt tại văn phòng”.

Chủ doanh nghiệp cần quy định rõ thời gian làm việc ở văn phòng của công việc cần tuyển nhân viên bán thời gian.

Tại Think Big Solution, một hãng marketing trụ sở tại Denver, Giám Đốc Điều HànhShawn Allison đã tuyển khá nhiều nhân viên bán thời gian để phụ trách công việc kế toán và dự án marketing vì những công việc này không phức tạp cũng như có định hướng nhiệm vụ cao. Allison phát biểu

“Tôi đưa những nhân viên bán thời gian đến công ty bởi vì tôi nhiệm vụ rõ ràng cụ thể cần hoàn thành. Tôi cần những người có kỹ năng nhưng tôi lại không thể trả lương cho họ theo mức toàn thời gian kèm những phụ cấp khác.”

Một số phòng ban như dịch vụ khách hàng và kinh doanh khó có thể tuyển nhânviên làm bán thời gian, vì công việc không dễ tổ chức cũng như đòi hỏi nhân sự phải tương tác với nhau khác nhiều, thêm vào đó những phòng ban này cần cung cấp cácdịch vụ cho khách hàng, những người mà nhu cầu rất khó đoán trước và không thể đưa thành quy trình được.

Mặc dù một số nhân viên của bạn sẽ không xuất hiện cả ngày ở văn phòng, họ vẫn được coi như một phần của đội ngũ nhân viên, và chủ doanh nghiệp nên chắc chắn rằng những nhân viên bán thời gian cũng nhận được những thông báo quan trọng của toàn công ty đồng thời được thông tin về những quyết định lớn ảnh hưởng đến phòngban của họ. Mobley phát biểu

“Là chủ doanh nghiệp, bạn cần phải thật cẩn thận không được đối xử khác biệt giữanhân viên bán thời gian hoặc toàn thời gian. Đóng góp của nhân viên cho công ty nên được nhìn nhận dưới góc độ công việc của nhân viên đó chứ không phải là thời gian họ làm việc”

Và bạn nên đưa ra các thông điệp và hành động để chắc rằng những nhân viên trongcông ty cũng có chung thái độ như vậy. Tại Fat Atom Internet Marketing trụ sở tại Carmel, Indiana, chủ tịch Todd Muffley muốn những nhân viên làm việc bán thời gian làm quen với những nhân viên toàn thời gian bằng cách khuyến khích họ tham dự các sự kiện chung và tổ chức một số sự kiện chuyên ngành khiến họ có thể giao thiệp với nhau. Điều này làm giảm sự khác biệt giữa nhân viên toàn thời gian và bánthời gian, đồng thời tạo nên một môi trường mà nhân viên bán thời gian được đối xử công bằng.

Rõ ràng là sẽ có những ngày đột nhiên xuất hiện công việc cần giải quyết gấp mànhân viên bán thời gian lại không có ở văn phòng. Hầu hết nhân viên bán thời gian đều hiểu nhu cầu trình diện ngay cả khi không trong giờ làm nếu có công việc khẩn. Hãy chắc rằng bạn biết liên lạc với họ thế nào khi họ không có trong văn phòng – và cũng chắc chắn những nhân viên này hiểu được khi nào họ cần trả lời điện thoại. Để đảm bảo liên lạc giữa các thành viên trong đội dự án được xuyên suốt ngay cả khinhân viên bán thời gian không có mặt tại công ty, Muffley phát cho mỗi nhân viêncông ty một chiếc điện thoại cầm tay. “Điều này giúp các nhân viên bán thời gian dễ dàng được tiếp cận khi cần và họ có thể trả lời điện thoại ngay cả khi không có trong văn phòng”.

Mobley, công ty Insight Performance đề nghị đặt ra những “giờ giấc cơ bản” chodoanh nghiệp – ví dụ như từ 10 giờ đến 2 giờ, hoặc bất cứ giờ nào mà mọi nhân viên đều có mặt để tổ chức họp và đưa ra các quyết định quan trọng. Điều này cho phépnhân viên bán thời gian cảm thấy mối dây kết nối với côngty trong suốt quãng thời gian ở văn phòng. “Chúng tôi tham khảo cả ý kiến của nhân viên làm việc bán thời gian trong buổi họp chiến lược và họp đội, họ có những ý kiến rất tuyệt vời.”Steve Durie, Giám Đốc Điều Hành của Secure Search, có trụ sở tại Denver, nêu lên ý kiến của mình. Công ty Secure Search chuyên tạo lập những cuộc sát hạch cho nhân sự cấp cao và các tổ chức giáo dục. Ông cũng khuyên nên có một cuộc họp hàng tuần dành riêng cho nhân viên bán thời gian. Vào mỗi buổi họp, Mobley khuyến khíchnhân viên thể hiện bất cứ mối quan tâm nào về công việc của họ hoặc có thể đơn giản thảo luận về những việc diễn ra trong công ty.

Mỗi nơi lại có luật riêng quy định thời gian làm việc bán thời gian, thời gian nghỉ cũng như các kỳ nghỉ. Tại Insight, Mobley cung cấp gói phụ cấp cho nhân viên làm việctrên 28 giờ và hơn, điều này vốn không thông thường vì ở hầu hết các công ty thìnhân công làm việc từ 20 đên 30 giờ không được hưởng trợ cấp theo luật pháp.

Một điều cần lưu ý nữa: Tuyển dụng nhân viên bán thời gian không được khác so với quá trình tuyển dụng thông thường. Theo Mobley thì “Những câu hỏi tuyển dụngnên như nhau đối với cả vị trí bán thời gian và toàn thời gian”. Không nên hỏi những câu về đời tư hoặc lý do nhân viên muốn làm việc bán thời gian. Nếu bạn sử dụngnhững thông tin đó như căn cứ cho việc tuyển dụng – ví dụ như, lựa chọn ứng viên không có con thay vì chọn ứng viên có con nhỏ, bạn sẽ bị kiện tội phân biệt đối xử. “Hãy luôn rõ ràng về tiêu chí tuyển dụng, nhưng nên tránh hỏi về đời tư”

Ngay cả với vị trí quản lý, bạn cũng có thể sử dụng nhân viên làm việc bán thời gian. Tại Insight Performance, Mobley có một giám đốc lâu năm, người này làm việc bánthời gian và điều hành một đội nhân viên dưới quyền. Theo đánh giá của Mobley, người làm việc cùng giám đốc này để cấu trúc tổ chức sao cho phù hợp với nhu cầu công việc, cách sắp xếp như thế tỏ ra rất hiệu quả “Là một giám đốc điều hành, bạn cần có một chính sách nhân trị. Hãy quan sát sâu vào bên trong tổ chức và xác định những phần chức năng công việc mà bạn có thể suy nghĩ sáng tạo.”